Vous voyagez pour le travail ? 12 stratégies intelligentes pour maîtriser vos dépenses

Les voyages d’affaires sont une excellente occasion de nouer de nouvelles relations et de conclure des affaires. Cependant, entre le transport, les repas, l’hébergement et les autres dépenses quotidiennes, il est facile pour un professionnel en déplacement d’accumuler une facture salée.

Pour aider les voyageurs occupés à trouver des moyens de limiter les coûts lors d’un voyage d’affaires, un panel de membres du Young Entrepreneur Council (YEC) a répondu à la question suivante :

« Alors que les voyages d’affaires reprennent, quel est le conseil que vous donneriez aux professionnels qui cherchent à limiter les dépenses lors de leurs déplacements professionnels ? Pourquoi ? »

Voici leurs principales recommandations.

Table des matières

• Limitez les frais auxiliaires
• Engagez un assistant pour vous aider
• Achetez des billets en classe économique
• Planifiez à l’avance et faites un itinéraire
• Dites « non » aux projets de dernière minute.
• Recherchez vos options
• Créez un budget documenté
• Trouvez un hôtel en dehors de la ville
• Réservez votre voyage à l’avance
• Établissez un partenariat avec une compagnie aérienne
• Rejoignez différentes applications de tarification
• Soyez fidèle à vos endroits préférés

Limitez les frais auxiliaires

« Il est tentant d’acheter du Wi-Fi pour travailler dans l’avion, mais il est parfois plus rentable d’attendre d’arriver à l’hôtel et de pouvoir utiliser le Wi-Fi gratuit. De plus, si vous êtes en voyage d’affaires, vous devez équilibrer le coût de la nourriture et résister à la tentation d’être un touriste. Au contraire, voyagez comme si vous viviez dans la région, en n’achetant que l’essentiel. » ~ Ron Lieback, ContentMender

Engagez un assistant pour vous aider

« Engagez un assistant virtuel qui aura le temps de faire les recherches adéquates, de trouver les meilleures offres sur les vols et les hôtels et de planifier le voyage pour vous. De nombreux cadres sont extrêmement occupés et choisiront souvent des options de voyage plus coûteuses afin d’économiser du temps et de l’énergie. Au lieu de cela, engagez un assistant virtuel à distance qui peut vous aider à régler tous les détails de la planification et dont le temps serait encore rentable. » ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

Achetez des billets en classe économique

« Une façon de réduire les frais de voyage est d’opter pour des compagnies aériennes et des sièges d’avion de classe inférieure. Voler en première classe, c’est agréable, mais ce n’est pas nécessaire pour se rendre d’un point A à un point B. Si vous cherchez un moyen de réduire vos dépenses, c’est un moyen facile et efficace de commencer.  » ~ John Turner, SeedProd LLC

Planifiez à l’avance et faites un itinéraire

 » Planifiez à l’avance. Essayez de prendre les transports en commun. Restez connecté. Réservez les vols et les hôtels le plus tôt possible. Comparez les prix et choisissez l’option la plus rentable. Créez un itinéraire. Dressez une liste de tous les endroits que vous allez visiter et tracez votre itinéraire. Cela vous aidera à budgétiser votre temps et votre argent en conséquence. » ~ Candice Georgiadis, Digital Day

Dites « non » aux projets de dernière minute.

« Soyez agressif pour dire ‘non’ aux plans de voyage inutiles et de dernière minute. Dans la mesure où les voyages imprévus peuvent être évités, c’est préférable, car ce sont ces voyages qui font le plus de dégâts au portefeuille. En établissant votre calendrier de voyage à l’avance et en donnant la priorité aux outils de vidéoconférence plutôt qu’aux voyages de dernière minute, vous pouvez réduire considérablement les coûts. » ~ Akshar Bonu, The Custom Movement

Recherchez vos options

« Faites vos recherches et planifiez le voyage en conséquence. Essayez de trouver les options les meilleures et les plus abordables, que ce soit une compagnie aérienne, un hôtel, un service de location de voitures ou autre. Il vaut mieux connaître les options dont vous disposez que de prendre des décisions impromptues. Cela vous permet de dépenser vos fonds de manière intelligente et efficace en décidant de ce qui apporte le plus de valeur ajoutée sans avoir à vous ruiner. » ~ Stephanie Wells, Formidable Forms

Créez un budget documenté

« Créer un budget pour votre voyage d’affaires et s’y tenir est utile. Un budget vous permet de contrôler vos dépenses et de vous assurer que vous dépensez pour les nécessités et non pour le luxe. Le fait de documenter les choses vous aide également à mieux planifier votre prochain voyage en évitant les erreurs que vous avez commises précédemment. » ~ Jared Atchison, WPForms

Trouvez un hôtel en dehors de la ville

« L’une des façons les plus simples d’économiser de l’argent en voyage est de s’assurer que l’hôtel dans lequel vous séjournez n’est pas dans la partie la plus chère de la ville. J’ai eu la chance d’économiser beaucoup d’argent en voyageant en évitant les quartiers chers de la ville. Je vous recommande plutôt de vérifier votre hôtel avant de quitter l’aéroport, et s’il se trouve dans la partie la plus chère, essayez d’en trouver un qui ne l’est pas. » ~ Kelly Richardson, Infobrandz

Réservez votre voyage à l’avance

« Un conseil que je donnerais est de réserver votre voyage à l’avance. De cette façon, vous pouvez comparer les prix et trouver les meilleures offres. Commencez donc par planifier votre voyage au moins quelques semaines à l’avance. Cela vous permettra d’économiser de l’argent et de limiter vos frais de voyage d’affaires. Vous pouvez aussi délibérément choisir des dates de voyage plus abordables si vous cherchez suffisamment tôt. » ~ Blair Williams, MemberPress

Établissez un partenariat avec une compagnie aérienne

« Si vous êtes quelqu’un qui doit fréquemment voyager pour le travail, vous pouvez envisager de vous associer à une compagnie aérienne pour limiter vos dépenses. De nombreuses entreprises ont tiré parti de cette option, et vous pouvez le faire aussi. En procédant ainsi, vos employés bénéficieront de réductions d’entreprise et voyageront à un tarif négocié. Parfois, ils peuvent même bénéficier d’avantages supplémentaires. » ~ Thomas Griffin, OptinMonster

Rejoignez différentes applications de tarification

« Un conseil facile est de s’inscrire à quelques applications de tarification comme Expedia ou Priceline. Vous pouvez obtenir de très bons tarifs réduits, et les réductions s’accumulent au fur et à mesure que vous les utilisez. Ces sites vous permettent de comparer les prix et les commodités et vous aident grandement si vous devez vous arrêter inopinément dans une ville que vous ne connaissez pas. » ~ Baruch Labunski, Rank Secure

Soyez fidèle à vos endroits préférés

« Soyez fidèle à vos hôtels, compagnies aériennes et sociétés de location de voitures préférés, entre autres. Vous aurez plus de chances d’être pris en charge par une entreprise lorsque vous faites preuve de loyauté envers sa marque plutôt que de sautiller à chaque voyage que vous faites. En adhérant à l’écosystème d’une marque, vous serez informé des offres spéciales, des promotions et des avantages. Ceux-ci s’additionnent au fil du temps et se cumulent au fur et à mesure de vos voyages.  » ~ Mary Harcourt, CosmoGlo