Peut-on utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles ?

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Les propriétaires d’entreprise ne doivent pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles. C’est une mauvaise pratique qui peut entraîner d’autres problèmes, notamment d’ordre juridique, opérationnel et fiscal.

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, les problèmes vont également s’amplifier. Enfin, si l’entreprise est capable de se développer. De nombreuses entreprises gérées de manière fiscalement laxiste ne se développent pas comme elles le devraient ou le pourraient.

Je vous suggère de remettre au propriétaire de l’entreprise une copie de cet article. Il contient toutes les raisons qui vous aideront à le convaincre. À la fin, vous trouverez une liste des meilleures pratiques à suivre.

Table des matières

Pourquoi ne pas utiliser un compte bancaire professionnel pour des dépenses personnelles ?
Meilleures pratiques pour les dépenses professionnelles et personnelles

Pourquoi ne pas utiliser un compte bancaire professionnel pour des dépenses personnelles ?

Voici 7 raisons pour lesquelles les propriétaires de petites entreprises ne devraient pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles. La confusion des comptes présente les dangers suivants :

Rendre la gestion de la trésorerie plus difficile

La situation de la trésorerie de l’entreprise devient confuse et plus difficile à prévoir lorsque des fonds professionnels et personnels sont mélangés.

Par exemple, l’entreprise peut ne pas avoir assez de fonds lorsqu’une facture importante arrive à échéance. Pourquoi ? Parce que le propriétaire choisit ce moment précis pour payer ses dépenses personnelles à partir du compte de l’entreprise.

Certains propriétaires regardent leur solde bancaire, voient qu’il y a de l’argent et pensent qu’ils peuvent le dépenser. Cela peut conduire à une crise de trésorerie.

Érosion de la protection de la responsabilité personnelle

Le propriétaire d’une société ou d’une société à responsabilité limitée (SARL) peut être tenu personnellement responsable des dettes de l’entreprise en raison du mélange de fonds personnels et professionnels.

L’une des raisons pour lesquelles les propriétaires créent une SARL ou une société est de limiter leur responsabilité personnelle pour les dettes de l’entreprise. Mais si le propriétaire exploite l’entreprise comme si elle n’existait pas séparément, par exemple en réglant ses factures personnelles à partir d’un compte professionnel, cette protection peut disparaître.

Les tribunaux sont connus pour « percer le voile de l’entreprise ». Cela signifie qu’ils peuvent tenir le propriétaire responsable des dettes de l’entreprise.

Les SARL et les sociétés à un seul propriétaire sont les plus exposées au risque de voir le voile de l’entreprise percé. Leurs propriétaires supposent que la séparation des fonds n’a pas d’importance puisqu’ils sont les seuls propriétaires. Ils se disent : « Qui va s’opposer à ce que j’utilise mon compte professionnel à des fins personnelles ? ». Un créancier de l’entreprise, voilà qui.

Si l’entreprise ferme ses portes en laissant derrière elle des dettes professionnelles, un créancier impayé pourrait poursuivre le propriétaire en justice.

Surévaluer ou sous-évaluer les déductions fiscales

Pour être considérées comme des déductions fiscales, les dépenses doivent être effectuées à des fins professionnelles. Lorsque vous payez des factures personnelles avec un compte bancaire professionnel, il est plus difficile d’identifier les dépenses professionnelles. Par conséquent, vous pouvez négliger des déductions légitimes. Ou vous pouvez classer par erreur des dépenses personnelles dans la catégorie des dépenses professionnelles, ce qui entraîne des pénalités et une facture fiscale élevée de l’IRS en cas de contrôle.

Ce problème est aggravé lorsque les propriétaires ne tiennent pas leurs dossiers financiers à jour. Trop de propriétaires attendent la période fiscale annuelle pour classer les dépenses.

Lorsque le mois de mars ou d’avril arrive, la mémoire s’efface. Ils peuvent avoir à fouiller dans un tiroir de reçus pour se rendre compte qu’il manque des documents. Ou peut-être ont-ils oublié si une dépense était professionnelle ou personnelle. C’est un terrain propice aux erreurs.

Rendre la comptabilité inutilement complexe

Il est plus difficile de tenir des registres comptables précis lorsque vous mélangez des documents.

Vous devez faire un travail supplémentaire pour séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles. Il ne suffit pas de télécharger l’historique des transactions bancaires dans QuickBooks, Xero ou Zoho Books pour savoir que toutes les dépenses sont liées à l’activité professionnelle.

Au lieu de cela, quelqu’un doit passer les dépenses au peigne fin et les reclasser. C’est une étape manuelle inutile qui sape la productivité de l’entreprise. De plus, la mémoire s’efface et il est d’autant plus difficile de re-catégoriser si vous ne le faites pas immédiatement.

Les objections des autres parties prenantes

Les actionnaires, les investisseurs et les partenaires commerciaux ne veulent pas que vous traitiez l’entreprise comme s’il s’agissait de votre tirelire personnelle.

Le fondateur de WeWork l’a découvert à ses dépens. L’entreprise de haut vol, autrefois évaluée à 47 milliards de dollars, a déposé une demande d’introduction en bourse à l’été 2019. Les divulgations du dépôt ont révélé l’auto-distribution du fondateur, notamment des prêts personnels qu’il a obtenus de l’entreprise à des taux inférieurs à ceux du marché.

En d’autres termes, le fondateur détournait les fonds de l’entreprise à des fins personnelles.

Le plus gros investisseur de la société l’a forcé à quitter son poste de PDG. Au final, il a dû démissionner de la société qu’il avait fondée !

WeWork est un exemple très médiatisé. N’oubliez pas, cependant, que même dans une petite entreprise sans projet d’introduction en bourse, les parties prenantes peuvent engager des poursuites pour détournement de fonds, fraude ou manquement au devoir fiduciaire. Donc, s’il y a d’autres propriétaires ou investisseurs, payer des dépenses personnelles à partir d’un compte professionnel finira par vous rattraper.

Peut annuler une partie de l’avantage du sous-chapitre S

Les comptes mélangés peuvent mettre en péril le meilleur plan fiscal du sous-chapitre S. Le sous-chapitre S est un plan d’imposition qui n’a pas d’incidence sur les revenus de l’entreprise.

Un sous-chapitre S est un choix que vous faites auprès de l’IRS pour traiter les impôts comme une société intermédiaire et éviter la double imposition de la société et du propriétaire.

Un autre avantage d’un Subchapter S est qu’il peut réduire les impôts sur le travail (Medicare et taxes de sécurité sociale) pour le propriétaire. Voici comment cela fonctionne. Le propriétaire devient un employé de l’entreprise. Tant qu’il perçoit un salaire raisonnable, il n’a pas à payer d’impôt sur les distributions de la société en sus de son salaire.

Toutefois, si le propriétaire reçoit des distributions non salariales sans suivre de près ses dépenses, il peut avoir des ennuis avec l’IRS. Comment ? En prenant des distributions qui dépassent largement son salaire. La loi fiscale exige que le salaire du propriétaire ne soit pas déraisonnablement bas par rapport aux distributions de bénéfices.

Ce qui peut arriver, c’est que le propriétaire perde de vue le montant qu’il retire de l’entreprise à des fins personnelles. Cela est facile à faire lorsque vous mélangez les dépenses personnelles et professionnelles et que vous n’avez pas de bons contrôles comptables.

Comme l’indique Nolo.com, « si l’IRS conclut qu’un propriétaire de société S a tenté d’éluder les charges sociales en déguisant le salaire d’un employé en distributions de la société, il peut requalifier les distributions en salaire et exiger le paiement des charges sociales et des pénalités qui peuvent inclure des pénalités de charges sociales allant jusqu’à 100 % plus des pénalités de négligence. »

Il est plus difficile de faire des bénéfices et de se développer

Plus une entreprise est disciplinée sur le plan financier, plus elle a de chances de réussir. Si vous manipulez les comptes bancaires avec légèreté, votre entreprise peut manquer de discipline fiscale à d’autres égards. Et cela vous met un obstacle inutile devant les yeux.

Les rapports financiers peuvent donner une image inexacte de l’entreprise, car ils peuvent inclure des dépenses personnelles. Comment diable pouvez-vous produire un compte de résultat utile sans données exactes ?

Au minimum, vous devrez d’abord vous arrêter pour nettoyer vos données. Cela vous prive de la capacité de produire des rapports en temps réel.

Globalement, en mélangeant les fonds personnels et professionnels et en ne maintenant pas de discipline, il devient plus difficile de gérer l’entreprise vers les bénéfices et le succès.

Meilleures pratiques pour les dépenses professionnelles et personnelles

La plupart des petites entreprises démarrent avec la propriétaire qui utilise ses fonds personnels pour lancer l’entreprise. Ainsi, du point de vue de la propriétaire, il peut sembler parfaitement normal de continuer à mélanger dépenses personnelles et professionnelles. En fait, selon une enquête, 27 % des propriétaires d’entreprise ont admis utiliser le même compte pour leurs dépenses professionnelles et personnelles.

Mais il n’est pas acceptable de mélanger les fonds une fois que l’entreprise est en activité. Suivez ces 8 meilleures pratiques :

Séparer les comptes bancaires professionnels et personnels

Un propriétaire de petite entreprise devrait toujours avoir deux comptes bancaires : un compte personnel et un compte professionnel.

C’est tellement plus facile lorsque vous séparez votre entreprise de votre vie personnelle et que vous êtes bien organisé. L’experte fiscale Barbara Weltman explique pourquoi vous devez séparer vos finances professionnelles.

Accepter un salaire

La propriétaire doit se fixer un salaire. S’il s’agit d’une société ou d’un Subchapter S, le propriétaire doit être considéré comme un employé. Dans le cas d’un propriétaire unique, il peut simplement mettre en place un retrait ou un transfert régulier toutes les deux semaines sur un compte personnel.

Cela permet de renforcer la séparation des fonds. La perception d’un salaire est le principal moyen de rompre avec l’habitude de puiser à intervalles irréguliers dans les comptes professionnels pour des dépenses personnelles.

Distribuer les bénéfices en une seule fois

Les propriétaires d’entreprises individuelles et de SARL prennent généralement des distributions de bénéfices en plus de leur salaire. C’est une pratique acceptée.

Mais la meilleure façon de procéder est de prendre les distributions sous forme de montants forfaitaires planifiés.

Ne les prenez pas sous forme de retraits irréguliers à un guichet automatique ou en payant des factures personnelles ici et là. Cela rend la planification beaucoup plus difficile. De plus, les fonds risquent davantage d’être dilapidés au lieu d’être affectés à des fins importantes, comme un plan de retraite SIMPLE ou 401k.

Faites des distributions un événement planifié une ou plusieurs fois par an. Intégrez-les dans votre planification fiscale et de retraite. Intégrez-les à votre stratégie de croissance.

Utilisez des cartes de crédit distinctes

Une autre mauvaise pratique consiste à utiliser la même carte de crédit à des fins personnelles et professionnelles.

Cela entraîne une confusion comptable. Elle peut entraîner des erreurs au moment de réclamer des déductions fiscales.

Cela ajoute également des étapes supplémentaires à votre comptabilité. Vous ne pouvez pas simplement télécharger l’historique de vos transactions mensuelles dans votre logiciel de comptabilité et regrouper tous les frais professionnels au même endroit. Tout comme pour vos relevés de compte bancaire, vous devez les trier manuellement.

Demandez une carte de crédit professionnelle dès que vous avez des rentrées d’argent régulières. Cela vous aidera également à établir un historique de crédit distinct pour l’entreprise.

Conservez de bons dossiers pour les impôts

Tenez à jour vos dossiers fiscaux tout au long de l’année. Les conséquences de la procrastination peuvent être coûteuses.

Une bonne tenue des dossiers vous aidera à éviter les problèmes fiscaux. Souvent, ce ne sont pas les mauvaises intentions qui mettent les propriétaires de petites entreprises dans l’eau chaude avec l’IRS et les autres autorités fiscales. C’est plutôt la mauvaise tenue des comptes et le manque de documentation qui causent des problèmes inutiles. C’est une erreur forcée.

Une mauvaise tenue des comptes peut également vous faire payer plus d’impôts.

Une bonne planification fiscale devient difficile lorsque vous n’avez pas une vision claire de vos finances. Vous risquez donc d’arriver au moment des impôts et de découvrir qu’il y avait des stratégies que vous auriez pu utiliser pour réduire vos impôts. Mais parce que vous n’aviez pas de bons livres de comptes et que vous n’aviez pas la capacité d’anticiper avant la fin de l’année fiscale, vous êtes passé à côté.

Respecter un budget

En affaires, vous avez plus de chances de prospérer et de réussir si vous vous fixez des objectifs et un budget.

Cela inclut l’établissement d’un budget pour vous verser un « salaire ».

Ne vous contentez pas de retirer de l’argent de votre compte bancaire au compte-gouttes. Vous n’aurez pas une idée claire de votre taux d’absorption des dépenses mensuelles pour l’entreprise. Votre taux d’absorption doit être gravé dans votre cerveau !

En tant que propriétaire, vous devez également savoir combien de ventes vous devez réaliser chaque mois pour couvrir votre taux d’absorption.

Vous avez beaucoup plus de chances d’atteindre vos objectifs si vous savez toujours EXACTEMENT ce qu’il faut faire pour réaliser un bénéfice chaque mois. En bref, vous devez toujours savoir :

combien votre entreprise doit gagner, et
combien elle peut dépenser.

Veillez à établir un compte de résultat mensuel et d’autres rapports financiers. Ils vous aideront à rester sur la bonne voie.

Payez toujours vos obligations en temps voulu

Lorsque vous ne payez pas vos obligations à leur échéance, c’est le moment clé où des questions se posent sur l’utilisation personnelle des fonds de l’entreprise. Tout peut bien se passer sans que personne ne soulève d’objections JUSQU’À ce que l’entreprise cesse de payer.

Règle de base dans les affaires : payez tous ceux que vous devez à temps. Vous éviterez ainsi une grande partie des démêlés juridiques.

Respectez les autres parties prenantes

Si vous avez un investisseur, un partenaire commercial, des actionnaires ou des membres d’une SARL, soyez très scrupuleux dans la gestion des fonds. Respectez le fait qu’ils ont le droit de savoir comment les fonds de l’entreprise sont utilisés et d’avoir leur mot à dire.

En séparant l’activité professionnelle et l’activité personnelle, et en suivant les meilleures pratiques, tout reste dans les clous. Cela permet également d’éviter toute apparence d’irrégularité.

En conclusion, puiser dans le compte de l’entreprise chaque fois que le propriétaire a besoin d’un peu d’argent supplémentaire est une très mauvaise façon de gérer une entreprise. Soyez un propriétaire d’entreprise plus intelligent.